У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

• водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
• медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
• разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
• свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
• справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Этап третий — приказ о приеме на работу

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

В первую очередь нужен общегражданский паспорт. В случае его отсутствия необходим другой документ, удостоверяющий личность. Обратите внимание, что по закону не любой документ является документом, удостоверяющим личность. Так, если говорить о «стандартной» ситуации, документом, удостоверяющим личность, может быть или паспорт гражданина РФ, или, в случае его отсутствия, удостоверение личности гражданина РФ на срок оформления паспорта гражданина РФ (форма такого удостоверения установлена Приказом МВД России от 16.11.2020 N 773).

Для иностранных граждан такими документами являются:
— Паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина.
— Документ, удостоверяющий личность на период рассмотрения заявления о признании гражданином РФ или о приеме в гражданство РФ.
— Удостоверение беженца (соответственно для беженцев).
— Иные документы, в зависимости от статуса иностранного гражданина.

ИНН и пенсионное свидетельство

Действующее законодательство не обязывает гражданина, не являющегося индивидуальным предпринимателем, получать индивидуальный номер налогоплательщика. Соответственно, требовать наличия ИНН работодатель не вправе. Но если вас все же просят предъявить такой документ, его можно быстро оформить в налоговой инспекции по месту жительства.

Также при приеме на работу необходимо предоставить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть карточка СНИЛС, выданная до 01.04.2019, либо уведомление о регистрации в данной системе в виде электронного документа или на бумажном носителе по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 N 335п.

Если вы устраиваетесь на работу впервые, сведения для регистрации вас в системе индивидуального (персонифицированного) учета в территориальный орган ПФР подает работодатель.

Документы для трудоустройства несовершеннолетних

При устройстве на работу соискатель младше 18 лет по ст. 63, 65 ТК предоставляет в кадровую службу ­такие документы:

1. паспорт (свидетельство о рождении);
2. трудовую книжку;
3. СНИЛС (при наличии, если СНИЛСа нет, его должен будет оформить работодатель);
4. документы воинского учета;
5. аттестат (при наличии),
6. акты о присвоенной квалификации, наличии специальных познаний, навыков – когда работодатель требует, чтобы они были у претендента,
7. согласие законных представителей и органов опеки (для лиц до 14-15 лет),
8. медзаключение о соответствии по здоровью будущим условиям работы (несовершеннолетние в обязательном порядке проходят предварительный медосмотр).

Это интересно и полезно! Обстоятельства, расширяющие перечень документов для устройства на работу

Не всегда трудоустройство происходит в штатном режиме, и отличается особыми условиями. Попробуем разобраться в том, какие документы нужны для официального трудоустройства в тех случаях, которые выходят за рамки стандарта.

Если в состав компании, в которую вы трудоустраиваетесь, входят филиалы и отделения, расположенные за рубежом, а вакансия, на которую претендует соискатель, открыта в одном из этих отделений, кандидат может при оформлении предоставить работодателю вместо внутреннего паспорта – загранпаспорт.

Если соискатель, имевший ранее трудовой стаж, оформляется на работу, не имея на руках трудовой книжки, и объясняет ее отсутствие утерей, работодатель имеет право запросить у претендента справку из Стола находок ГУ МВД, подтверждающую факт подачи заявления об утере или краже. В данной ситуации справка входит в обязательный перечень документов при приеме на работу, и соискатель не может отказать работодателю в выполнении его требований, поскольку данная справка является:

• документальным подтверждением указанной соискателем причины отсутствия основного документа;
• основанием для выписки новой трудовой книжки, если с соискателем будет заключен трудовой договор.

В 2019 году были приняты изменения по приёму на работу граждан, являющихся представителями других государств, на предприятия Российской Федерации. При этом в изменения внесена ответственность нанимателя за несоблюдение правил.

При отклике на вакансию иностранного гражданина следует обратить внимание:

• есть ли вид на жительство и на какой срок выдан. Как правило, данная бумага даётся на пять лет с возможностью получать работу в любом уголке России;
• патент или разрешение занимать должности на территории РФ. В этих документах прописывается регион, в котором иностранец имеет право осуществлять трудовую деятельность;
• для представителей Армении, Беларуси и Казахстана достаточно стать на учёт в миграционной службе. Для них получение патента или разрешения не требуется.

Законодательство РФ в отношении учёта иностранных граждан, указывает на обязанность нанимателя сообщать миграционным службам о принятии иностранца на должность. Срок даётся 7 дней. При увольнении – работодатель информирует органы ФМС в течение 3 суток, после подписания приказа.

Принять на работу представителя другого государства могут только при предоставлении следующей информации:

• документ, подтверждающий личность соискателя, его гражданство и регистрацию;
• бумага, разрешающая заниматься трудовой деятельностью именно в этом регионе страны;
• информация о стаже принимаемого специалиста. Трудовая книжка оформляется нанимателем самостоятельно, если претендент впервые пришёл работать;
• подтверждение о застрахованности будущего сотрудника – свидетельство. При приёме иностранца, если это его первая работа, то свидетельство о страховании оформляется работодателем;
• образовательные, квалификационные документы. Когда работа требует наличия определённых навыков и умений, работник должен подтвердить их.

Права и обязанности работника и компании

Права и обязанности работника регламентированы ст. 21 ТК РФ. Законодательство максимально защищает гражданина, поэтому после подписания трудового договора он может рассчитывать на добросовестное выполнение нанимателем своих функций. Они обычно заключаются в следующем:

• Возможность подписания и расторжения соглашения с компанией по собственному желанию.
• Предоставление рабочего места и работы, в рамках оговоренной контрактом должности.
• Полноценный отдых в перерывах между сменами.
• Своевременная и полная оплата труда.
• Обязательное социальное страхование и предоставление других предусмотренных законом гарантий.
• Возможность объединения и вступления в профсоюзы.
• Защита своих прав и свобод в суде, при появлении спорных моментов.

Со своей стороны сотрудник обязуется добросовестно выполнять свои трудовые функции, соблюдать установленные правила распорядка на предприятии и требования охраны труда, бережно относиться к имуществу компании и оповещать руководство при появлении ситуаций, угрожающих жизни людей или порче вещей, товара.

Наниматель также несет обязанность перед гражданином, так как обеспечивает его всем необходимым оборудованием, инструментом и материалом для выполнения поставленных задач. Кроме этого он несет ответственность за своевременную выдачу заработной платы и предоставления всех положенных законом социальных гарантий.

Комментарий к статье 65 ТК РФ

Комментируемая статья, в отличие от ранее действовавшего КЗоТ, содержит перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю.

К таким документам прежде всего относятся паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Паспорт выдается всем гражданам Российской Федерации, достигшим 14-летнего возраста и проживающим на территории РФ (см. Положение о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 (в ред. от 27.05.2011) ). К иным документам, удостоверяющим личность, относятся: удостоверение личности военнослужащего Российской Федерации; справка органов внутренних дел Российской Федерации по установленной форме, в том числе справка из отделения полиции о том, что паспорт находится на регистрации или утерян; паспорт моряка; заграничный паспорт гражданина Российской Федерации.

———————————
СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3444; 2001. N 3. Ст. 242; 2002. N 4. Ст. 330; 2003. N 27 (ч. 2). Ст. 2813; 2004. N 5. Ст. 374; 2006. N 52 (ч. 3). Ст. 5597; 2008. N 14. Ст. 1412; 2010. N 33. Ст. 4433; 2011. N 22. Ст. 3190.

Обязательным документом, который должен быть предъявлен при приеме на работу, является трудовая книжка. Трудовая книжка не предъявляется при приеме на работу по совместительству (см. ст. 283 ТК и коммент. к ней), а также когда трудовой договор заключается впервые. В последнем случае трудовая книжка оформляется работодателем (см. ст. 66 ТК и коммент. к ней).

Работодатель вправе потребовать от поступающего на работу страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (см. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (в ред. от 07.11.2011) ). При поступлении гражданина на работу впервые такое свидетельство оформляет работодатель.

———————————
СЗ РФ. 1996. N 14. Ст. 1401; 2001. N 44. Ст. 41449; 2003. N 1. Ст. 13; 2005. N 19. Ст. 1755; 2007. N 30. Ст. 3754; 2008. N 18. Ст. 1942; N 30 (ч. 2). Ст. 3616; 2009. N 30. Ст. 3739; N 52 (ч. 1). Ст. 6454; 2010. N 31. Ст. 4196; N 49. Ст. 6409; N 50. Ст. 6597; 2011. N 29. Ст. 4291; N 45. Ст. 6335.

Военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу, предъявляют документы военного учета: военный билет, удостоверение граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Если выполняемая работа требует специальных знаний (подготовки), гражданин предъявляет документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Например, диплом учителя, врача, удостоверение на право вождения автобуса, автомобиля и т.п.

Федеральным законом от 23.12.2010 N 387-ФЗ ч. 1 комментируемой статьи дополнена приведенным выше абзацем об обязательности представления справки о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Это дополнение обязательно к соблюдению при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с действующим законодательством не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. Так, например, в соответствии с ч. 2 ст. 331 ТК не допускаются к педагогической деятельности лица, лишенные права заниматься педагогической деятельностью в соответствии с вступившим в законную силу приговором суда; имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию (за исключением лиц, уголовное преследование в отношении которых прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, а также против общественной безопасности; имеющие неснятую или непогашенную судимость за умышленные тяжкие и особо тяжкие преступления (см. коммент. к ст. 331).

Прием на работу без указанных документов не допускается. Отказ в приеме на работу в случае отсутствия этих документов признается обоснованным (законным).

Помимо перечисленных в комментируемой статье документов при заключении трудового договора работодатель вправе потребовать дополнительные документы, если это предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Так, при приеме на работу инвалидов необходима рекомендация федерального государственного учреждения медико-социальной экспертизы (Порядок организации и деятельности указанных учреждений утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 17.11.2009 N 906н , а также направление службы занятости при занятии рабочего места в счет установленной квоты для данной категории работников; при приеме на работу по конкурсу на замещение вакантных должностей — письменная характеристика с последнего места работы; при поступлении на государственную гражданскую службу гражданин предъявляет декларацию о доходах и имуществе, а также медицинское заключение о состоянии здоровья.

———————————
РГ. 2010. 18 янв.

Юридической гарантией при приеме на работу является запрещение требовать от лица, поступающего на работу впервые, документы, не предусмотренные ТК и иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

В соответствии с ч. 5 комментируемой статьи, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или иной причиной, то работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку. При этом в заявлении должна быть указана причина отсутствия у работника трудовой книжки.

Документы для работы в муниципальной службе

1. О расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Конечно же, имеются в виду крупные расходы, а не поход за продуктами. Если у работника есть, к примеру, собственный бизнес, то запросто могут потребовать документы на его ведение.
2. Сведения о супруге работника и его несовершеннолетних детях: свидетельство о браке, о рождении детей, паспорт супруги/супруга, информация о месте работы мужа/жены.
3. О доходах за год, предшествующий поступлению на работу: справка о доходах за прошедший год выдаётся работодателем или уполномоченным отделом кадров до 1 апреля нового года.

Нюансы при приёме на работу иностранного работника

Существенных нюансов работы в РФ иностранного гражданина всего два. Естественно, плохое знание языка или культуры новой страны не считается за проблему.

1. Трудовая книжка — это проблема №1. Она оформлена по стандартам Конституции родной страны иностранца, и не подходит для использования в РФ. Кадровый работник может изучить трудовую деятельность нового работника, но не может забирать чужестранную трудовую книжку на хранение, наряду с российскими. В течение 5 рабочих дней работодатель должен позаботиться о заведение на иностранного работника трудовой книжки образца РФ.
2. Налоги. Если гражданин находится в России менее 183 дней, то НДФЛ с его з/п составляет 30%. Если более, то стандартные 13%. Иногда по этой причине работодатели спрашивают, как долго иностранец пребывает в стране. Иногда, могут отказать в работе.

Дополнительные документы

Кроме паспорта, трудовой книжки и СНИЛС работодатель вправе запросить другие документы.

1. Для мужчин – документы о воинском учете. Также они понадобятся женщинам, чья деятельность предполагает призыв в ряды вооруженных сил. К этой категории относятся, например, медицинские работники и сотрудники МВД.
2. Документы об образовании. Их предъявление обязательно, если должность подразумевает определенные навыки и квалификацию. Кроме дипломов высших и средних специальных учебных заведений это могут быть «корочки» о сдаче соответствующих квалификационных нормативов. Обычно они требуются представителям рабочих профессий – сварщикам, электрикам, машинистам автокрана и т.п. Если должность не подразумевает специальных навыков, диплом обязательным не является. Тем не менее, многие сотрудники предъявляют его с целью повысить свои шансы на карьерный рост.
3. Медицинская книжка. Обязательная для людей, работающих с продуктами питания, медицинских работников, сотрудников образовательных и воспитательных учреждений для детей и подростков. Также нужна тем, кто трудится в сфере коммунальных и бытовых услуг – в салонах красоты, прачечных, химчистках, гостиницах и т.п. (Приказ Роспотребнадзора №402). Документ хранится у работодателя, при этом необходимо регулярное прохождение медосмотра с выставлением соответствующих отметок. Какие именно специалисты должны поставить свою визу в медицинской книжке зависит от должности.
4. Справка об отсутствии судимости или прекращении уголовного преследования, а также отсутствии административных наказаний за употребление психотропных веществ. Обязательна, если должность не допускает трудоустройства лиц, совершивших в прошлом преступление – например, сотрудники правоохранительных органов или педагоги. В иных случаях требование такой справки незаконно. Однако во многих компаниях есть собственные службы безопасности, которые проверяют эти сведения о соискателе.
5. Разрешение на работу для граждан других государств.
6. Заключение о прохождении медосмотра, если должность входит в соответствующий список, а также для несовершеннолетних. Обследование платное, но некоторые работодатели компенсируют затраты после трудоустройства.
7. Чтобы устроиться на работу, несовершеннолетним младше 16 лет потребуется подписанное родителями разрешение.
8. Если человек претендует на должность госслужащего, ему потребуется предоставить информацию о годовых доходах и расходах, а также имущественных обязательствах. Причем эти сведения понадобятся не только о самом соискателе, но и о его супруге.

Этот перечень является исчерпывающим. Требовать какие-либо документы, не входящие в него, работодатель не вправе.

Отдельные виды работы: особенности

При трудоустройстве на некоторые должности (например, сотрудники, связанные с педагогической деятельностью), требуются дополнительные документы:

• справка о наличии или отсутствии судимости и уголовного преследования (при условии, что работа связана с деятельностью, к которой не могут быть допущены судимые лица (ст. 331 ТК РФ);
• справка о том, что работник не подвергался наказанию за употребление наркотиков или психотропных веществ (при условии, что будущая работа связана с деятельностью, к которой нельзя привлекать лиц, которые были наказаны за употребление наркотических средств и психотропных препаратов);
• заключение по результатам предварительного медицинского осмотра (если сотрудник принимается на вредную или опасную работу).

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовое законодательство дает четкий перечень документов, которые необходимы для оформления приема лица на работу. Ст. 65 Трудового кодекса РФ относит к ним документ, свидетельствующий о личности гражданина.

Традиционно под ним понимается паспорт. Хотя законодатель допускает представление иных документов той же категории, в законе не говорится, какие документы могут считаться равноценными паспорту.

Исходя из общих требований, удостоверяющим личность заявителя можно считать документ, который содержит его фото и данные, позволяющие идентифицировать гражданина.

К документам такого рода можно отнести:

• паспорт гражданина другой страны – для иностранцев и лиц, не являющихся российскими резидентами,
• свидетельство о рождении – для несовершеннолетних граждан, начавших работу до достижения 14-летнего возраста,
• военный билет – может представляться военнослужащими званием не ниже прапорщика или мичмана,
• документ о статусе беженца (удостоверение) – для тех, кто вынужден был оставить постоянное место жительства или потерял документы из-за тяжелых обстоятельств масштабного характера и получил соответствующий статус,
• справка об освобождении заявителя из мест, где он отбывал наказание по приговору суда,
• документ о предоставлении заявителю в стране временного убежища,
• водительское удостоверение. Этот документ заменяет паспорт далеко не всегда. Хотя все перечисленные в статье 65 документы являются необходимыми для трудоустройства, основным является удостоверяющий личность. Если заявитель не имеет паспорта или заменяющей его бумаги, оформить его прием на работу нельзя. Все прочие бумаги могут быть представлены дополнительно, а в некоторых случаях вовсе не требуются,
• документ о статусе военнообязанного лица. Такие документы свидетельствуют о постановке лица на воинский учет и представляются всеми гражданами, относящимися к военнообязанным или подлежащим призыву на службу. Прошедшие службу в армии представляют военный билет или заменяющее его удостоверение. Те, кому служба еще предстоит, должны также представить соответствующее удостоверение. Для этой категории военнообязанных отсутствие документа не является препятствием в трудоустройстве. В таком случае сотрудник кадровой службы делает запись в личном деле об отсутствии документов и извещает об этом военкомат,
• документ о наличии у заявителя образования. Сюда относятся дипломы (в том числе и листы с оценками), свидетельства, удостоверения, сертификаты. Потенциальный работник таким образом подтверждает свое соответствие имеющейся вакансии в плане квалификации и уровня подготовки. Даже если документы свидетельствуют о высоком профессиональном уровне работника, работодатель вправе назначить ему испытание на протяжении определенного срока или аттестацию комиссией. В этом случае вывод о приеме на работу делается исходя из результатов проверки,
• трудовая книжка – документ, говорящий о наличии трудового опыта. Она имеется у заявителя не всегда, обычно отсутствие связано с такими обстоятельствами: лицо устраивается на работу впервые, и книжка ранее не оформлялась, речь идет о трудоустройстве совместителя, книжка была утрачена или испорчена,
• карточка с номером СНИЛС, подтверждающая регистрацию в системе учета ПФР. Отсутствие ее среди представляемых документов обычно вызвано: тем, что гражданин устраивается на работу впервые, а до этого СНИЛС не заказывал, утратой или порчей карточки, изменением информации, указанной в свидетельстве.

Согласно Трудовому кодексу, любые требования о представлении дополнительных документов при трудоустройстве являются незаконными.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

При приеме на работу иностранца

Гражданин другого государства, желающий начать работать в России, должен получить соответствующее разрешение или патент. Выдаются они специальным подразделением МВД РФ, ведающим вопросами миграции.

Документ о праве на работу выдается применительно к одному субъекту Федерации. Если гражданин переезжает в другой регион, право на трудовую деятельность придется подтверждать вновь. Следует действовать в соответствии с Федеральным законом «О правовом положении иностранных граждан» № 115-ФЗ от 25.07.2002 г.

При трудоустройстве в России гражданин другого государства должен представить:

• подтверждающий личность документ (паспорт или его замену),
• миграционную карту,
• если уже имеется – трудовую книжку. При первичном трудоустройстве ее оформит кадровик компании,
• документ о наличии образования или специальных навыков,
• карточку страхования.

Трудовой договор с иностранным гражданином.

Похожие записи:

• Дарение земельного участка между близкими родственниками 2023 налог
• Можно ли по фамилии узнать номер водительского удостоверения онлайн?
• Реновация жилищного фонда – в Ярославле (Ленинский район) в 2023 году