Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как в 2022 году заполнить решение о проведении инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении недостачи отражается выбытие объекта ОС (п. 40-42 ФСБУ 6/2020). Списание объекта оформляется актом (форма № ОС-4), утверждаемым руководителем организации. На основании этого акта, переданного бухгалтерской службе, в инвентарной карточке (форма № ОС-6) делается отметка о выбытии.
Инвентаризация материальных запасов.
В ходе инвентаризации материальных запасов комиссия в присутствии материально ответственных лиц должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся в помещении материальные ценности. При этом не допускается внесение в описи сведений об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
Материальные запасы (в том числе товары и готовая продукция) вносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества, артикула, сорта и других данных.
Данные по таре должны вноситься в инвентаризационные описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, комиссия составляет акт на списание с отражением причин порчи.
В отношении нереализованных товаров уточняются суммы наценок (скидок) согласно установленным учетной политикой учреждения размерам сумм наценок (скидок) на соответствующие товары. В случае выявленных расхождений делаются записи в графах 5, 19 инвентаризационной описи.
Отдельно следует провести проверку материальных запасов:
-
находящихся в пути;
-
отгруженных, но не оплаченных покупателями в срок;
-
находящихся на складах других организаций.
Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении
Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.
Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:
- реорганизация учреждения;
- смена или увольнение материально-ответственных лиц;
- составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
- подозрения по факту хищения или кражи;
- чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.
Всю процедуру проведения инвентаризации можно условно разделить на несколько взаимосвязанных этапов, к которым относятся:
|
Этап |
Описание |
| Подготовительный | Руководителем издается приказ, документы проводятся в бухучете, создается инвентаризационная комиссия |
| Фактический | Комиссия осуществляет перепись наименований и количества объектов ревизии, составляет инвентаризационные описи |
| Сличительный | Комиссия сличает данные фактического и бухгалтерского учета, выявляет отклонения, составляет сличительные ведомости |
| Заключительный | Комиссия формирует результаты инвентаризации и вносит предложения по усовершенствованию учета, руководитель издает приказ о результатах инвентаризации и привлечении к ответственности виновников |
Каждый из этих этапов важен, поскольку от него зависят результаты инвентаризации, поэтому к каждому из них должен быть организован тщательный и аккуратный подход. Нужно учитывать, что для получения максимально достоверных данных необходимо проконтролировать, чтобы бухгалтеры и материально-ответственные лица в полной мере выполнили поставленные перед ними задачи, а также в состав комиссии входили только ответственные сотрудники. Кроме того, при проведении фактического этапа инвентаризации при перерывах в данном процессе помещения должны быть опечатаны, а документы спрятаны в сейфах, закрываемых на ключ.
Какие средства считаются основными
Основные средства (или ОС) — это имущество организации. Например, автомобили, недвижимость, земельные участки, станки на производстве.
Имущество признается ОС, если:
-
Обладает материальной формой.
-
Компания планирует использовать объект больше 12 месяцев.
-
Имущество приобретено не для последующей перепродажи, а для использования в деятельности бизнеса (на производстве, в оказании услуг, при сдаче в аренду и т.д.).
-
Пользование объектом приносит прибыль организации.
Например, мебельная компания приобретает грузовой автомобиль для доставки готовой мебели покупателям. Автомобиль — основное средство, так как:
-
У него есть материальная форма.
-
Компания планирует использовать машину для доставки несколько лет.
-
Автомобиль купили для бизнеса, а не для того, чтобы потом перепродать.
-
Доставка мебели в организации платная — это значит, что транспорт будет приносить выгоду.
Оформление документов по инвентаризации объектов ОС
Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
В целях инвентаризации объектов основных средств применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись).
В инвентаризационной описи отражается следующая информация:
|
Графа |
Информация, отражаемая в инвентаризационной описи по объектам основных средств |
|
1 |
Порядковый номер |
|
2 |
Наименование объекта |
|
3 |
Для инвентарных объектов бухгалтерского учета – инвентарный номер, для иных – номер (код), позволяющий однозначно идентифицировать объект (серия, партия, заводской номер или иная информация) |
|
4 |
Единица измерения |
|
5 |
Оценочная стоимость, которая определяется в отношении объекта: – предназначенного для реализации; |
|
6 |
Фактическое наличие (состояние) количества объектов |
|
7 |
Сумма материальных ценностей, предназначенных для реализации (определяется путем умножения показателя графы 5 на показатель графы 6) |
|
8 |
Информация о состоянии объекта на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот (например, для объектов основных средств: «эксплуатация», «требует ремонта», «находится на консервации», «не соответствует требованиям эксплуатации», «не введен в эксплуатацию»)* |
|
9 |
Информация о возможных способах вовлечения объектов в хозяйственный оборот, использования в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо – при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта (например, для объектов основных средств: «введение в эксплуатацию», «ремонт», «консервация объекта», «дооснащение (дооборудование)», «списание», «утилизация») |
|
10* |
Номер (код) счета бухгалтерского учета |
|
11* |
Количество объектов по данным бухгалтерского учета |
|
12* |
Балансовая стоимость объекта |
|
13 |
Количество объектов, по которым выявлена недостача по данным бухгалтерского учета |
|
14 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 13 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11) |
|
15 |
Количество объектов, превышающих данные бухгалтерского учета |
|
16 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 15 на показатель графы 5) |
|
17 |
Количество объектов, в отношении которых инвентаризационной комиссией установлено их несоответствие условиям признания их активами |
|
18 |
Сумма (определяется путем умножения показателя графы 17 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11) |
|
19 |
Информация, не нашедшая отражения в предыдущих графах (об объектах учета, в отношении которых выявлена недостача, о причинах (основаниях) изменения статуса и (или) целевой функции объекта учета с предыдущей инвентаризации и др.) |
Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении
Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.
Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:
- реорганизация учреждения;
- смена или увольнение материально-ответственных лиц;
- составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
- подозрения по факту хищения или кражи;
- чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.
Общий порядок проведения инвентаризации кассы
Под инвентаризацией кассы понимают контрольное мероприятие, в рамках которого посредством пересчета проверяется и документально подтверждается наличие и количество денежных средств, хранящихся в кассе организации. Инвентаризация всегда преследует следующие цели:
- выявление фактического наличия денег в кассе;
- сопоставление фактического наличия денег с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения выявленных денег в учете.
Количество инвентаризаций в текущем году, их продолжительность, порядок и дату их проведения самостоятельно определяет руководитель организации. При этом он должен соблюдать общий порядок инвентаризации, установленный Методическими указаниями Минфина, утв. приказом от 13.06.1995 № 49.
Инвентаризация кассы может проводиться как в обязательном порядке, так и по усмотрению руководства организации. В последнем случае основания и периодичность инвентаризаций определяет сама организация. Случаи же обязательной инвентаризации кассы установлены в п. 27 положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н. Так, в обязательном порядке инвентаризация кассы должна проводиться:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (кассиров);
- при выявлении фактов хищения из кассы;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Инвентаризация недвижимого имущества: порядок проведения
Инвентаризацию недвижимого имущества (земельных участков, зданий, сооружений, иных объектов, прочно связанных с землей, воздушных, морских и речных судов), учтенного в составе основных средств, в целом проводят так же, как и инвентаризацию других основных средств, но с учетом некоторых особенностей.
Помимо прочего, при инвентаризации недвижимости проверьте наличие документов (свидетельств о государственной регистрации права собственности и др.), подтверждающих право собственности на эти объекты (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации). Убедитесь, что реквизиты документа, подтверждающего право собственности, указаны в инвентарной карточке объекта.
Дополнительно проверьте и укажите в описях основные характеристики объектов недвижимости, например (п. 3.3 Методических указаний по инвентаризации):
• по зданиям — их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общую полезную площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки;
• по каналам — протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов;
• по мостам — местонахождение, род материалов и основные размеры;
• по дорогам — тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна;
• по земельным угодьям в сельскохозяйственных организациях — балансовую стоимость и сумму начисленной амортизации по капитальным вложениям на коренное улучшение земель, а также местонахождение земельных участков и за кем они закреплены (отделение, бригада, другое структурное подразделение) (п. 34 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету инвестиций, осуществляемых в форме капитальных вложений в сельскохозяйственных организациях).
Как документально оформить результаты проверки
Результаты оформляйте на бумажных носителях и подшивайте в отдельную папку.
Рекомендуем следующий пакет документов:
- приказ директора о проведении;
- инвентаризационная опись ТМЦ (форма ИНВ-3 или ваша);
- сличительная ведомость (форма ИНВ-19 или ваша);
- письменные объяснения материально ответственных лиц приложите к описям;
- приказ руководителя о списании недостач, оприходовании излишков.
Для бюджетных предприятий:
- результаты отражаем в акте по форме 0504835, данные берем из описей;
- есть расхождения — оформляем ведомость расхождений по форме 0504092.
Инвентарный номер основных средств в бюджетных учреждениях
В соответствии с требованиями пункта 13 Инструкции № 157н наименование основного средства формулируется на русском языке. Основные средства, подлежащие государственной регистрации (объекты недвижимости, автотранспорт) отражаются в учете в соответствии с наименованиями, указанными в регистрационных документах. Пример Если автомобиль по паспорту технического средства (ПТС) называется «ГАЗ31051», то в учете он не должен значиться как «Волга».
Отдельные помещения зданий, имеющие разное функциональное назначение, а также являющиеся самостоятельными объектами имущественных прав, учитываются как самостоятельные инвентарные объекты основных средств.
В соответствии с порядком ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (ЕГРП) учет объектов недвижимости производится на основании технической документации (кадастрового паспорта).
Этот принцип используется при постановке на бухгалтерский учет зданий и отдельных помещений. В наименовании объекта учета указываются соответствующие идентификационные данные, например, литеры, этажность, подземная этажность.
, оргтехники, бытовой техники, приборы, инструменты, производственное оборудование отражаются в учете по следующим правилам:
- в карточке основного средства отражается полный состав объекта, серийный (заводской) номер объекта и всех его частей, имеющих индивидуальные заводские (серийные) номера.
- наименование марки (модели) указывается согласно документации производителя (технического паспорта) на соответствующем языке (если принтер называется «Canon», недопустимо в учете отражать его как «Канон»);
- наименование вида объекта указывается полностью без сокращений на русском языке в соответствии с документами производителя (согласно техническому паспорту), т. е. в учете не должны значиться «DVD», «бесперебойники» и т. п.;
- наименование объекта состоит из наименований вида объекта и марки (модели);
Инвентарный номер, который присвоен объекту, материально ответственный сотрудник обозначает в присутствии члена комиссии по поступлению и выбытию активов. Номер наносите на объект одним из способов:
- другим способом, который обеспечивает сохранность маркировки: насечкой, чеканкой на металле.
- краской;
- прикреплением к объекту жетона;
Если инвентарный номер невозможно нанести на основное средство, отразите его только в соответствующих регистрах бухучета.
Такой порядок установлен пунктом 46 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Для основных средств следующих групп подлежат сохранению документы государственной регистрации:
- сооружения;
- здания;
- автомобильный транспорт.
Для основных средств следующих групп подлежит сохранению техническая документация (технические паспорта):
- транспорт;
- вычислительная техника;
- оргтехника;
- здания;
- сооружения;
- промышленное оборудование;
- сложнобытовые приборы.
Значение для предприятия
Проведение регулярных проверок на предприятиях, содержимых за счет казенных средств, является неотъемлемым процессом их хозяйственной деятельности. Значимость инвентаризации в бюджетных учреждениях обусловлена перечнем возможных ситуаций, подлежащих обязательному контроллингу со стороны руководства, а именно:
- условия передачи имения бюджетного предприятия в аренду;
- условия реализации или выкупа бюджетного имущества;
- контроль состояния актива и пассива государственного учреждения;
- смена материально-ответственного лица и передачи дел;
- наличие фактов хищения, злоупотребления служебным положением и порчи ценностей;
- ситуации пожаров, стихийных бедствий и прочих чрезвычайных ситуаций.
Правила проведения инвентаризации в бюджетном учреждении регламентируются действующим законодательством. Одним из основных требований к корректному проведению проверки казенного имущества является обязательное формирование состава комиссии. Приказом на инвентаризацию в бюджетном учреждении устанавливаются конкретные лица, которые будут входить в члены этой комиссии. В круг лиц, представленных к проведению проверки, входят исключительно сотрудники штата данного предприятия, но никак не сторонние лица в виде эксперт-оценщиков, работников государственных инспекций и так далее. Обязательными представителями комиссии являются главный и рядовой бухгалтер, а возглавляют ее руководитель и его заместитель. Важно заметить, что материально-ответственные лица не могут входить в состав проверяющих. Помимо членов проверяющей группы директором учреждения утверждаются в приказе конкретные сроки проведения проверки. По окончании инвентаризации имущества в бюджетном учреждении производится анализ недостач и излишков, выявляются виновные, производится административное взыскание с виновных лиц, если таковые имеются.
Годовой пересчет имущества
На проведение годового пересчета имущества государственного предприятия иногда приглашаются представители бюро технической инвентаризации. Бюджетное учреждение проводит обязательную годовую проверку по состоянию на первое октября каждого года (начало четвертого квартала отчетного периода). Помимо вышеперечисленных вариантов проведения пересчета, годовая инвентаризация предусматривает проверку следующих составляющих хозяйственного имущества государственного предприятия:
- земля, недвижимость (раз в три года);
- запасы, биологические активы, уже упомянутая дебиторка, кредиторка, доходы и расходы будущего периода, прочие обязательства (ежегодно);
- объекты основных средств, оборудования, товарно-материальных ценностей (ежегодно);
- инвестиции, денежные средства, незавершенное производство (ежегодно);
- аграрные объекты (ежегодно);
- пчеловодство, питомники (ежегодно).
Во время проведения годовой инвентаризации комиссией проводится следующая работа:
- проведение инструктажа для проверяющих;
- организация проведения непосредственно самой инвентаризации;
- контроль проведения проверки;
- правильность определения контрольных разниц;
- повторная проверка в случае ошибки предварительного подсчета имущества;
- выявление причин появившейся разницы;
- донесение информации до руководства посредством заполнения инвентаризационной описи.
Основные правила проведения инвентаризации
Под инвентаризацией кассы понимают контрольное мероприятие, в рамках которого посредством пересчета проверяется и документально подтверждается наличие и количество денежных средств, хранящихся в кассе организации. Инвентаризация всегда преследует следующие цели:
- выявление фактического наличия денег в кассе;
- сопоставление фактического наличия денег с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения выявленных денег в учете.
Количество инвентаризаций в текущем году, их продолжительность, порядок и дату их проведения самостоятельно определяет руководитель организации. При этом он должен соблюдать общий порядок инвентаризации, установленный Методическими указаниями Минфина, утв. приказом от 13.06.1995 № 49.
Инвентаризация кассы может проводиться как в обязательном порядке, так и по усмотрению руководства организации. В последнем случае основания и периодичность инвентаризаций определяет сама организация. Случаи же обязательной инвентаризации кассы установлены в п. 27 положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н. Так, в обязательном порядке инвентаризация кассы должна проводиться:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (кассиров);
- при выявлении фактов хищения из кассы;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Инвентаризация кассы организаций проходит в несколько этапов и начинается с издания соответствующего приказа.
Процедура инвентаризации кассы организации начинается с издания ее руководителем приказа о проведении инвентаризационного мероприятия. Для этого можно использовать как самостоятельно разработанную и утвержденную организацией форму приказа, так и унифицированную форму № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Решение об использовании самостоятельно разработанных или унифицированных форм документов необходимо зафиксировать в учетной политике организации. В любом случае такой приказ должен содержать следующую информацию:
- дату начала и дату окончания инвентаризации;
- место проведения инвентаризации;
- участки и объекты, подлежащие проверке;
- причину, по которой проводится инвентаризация (смена кассира, составление годовой бухотчетности, контрольное мероприятие и т.д.);
- состав инвентаризационной комиссии и ее председатель;
- срок сдачи в бухгалтерию материалов по инвентаризации.
Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.
Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Получившуюся в результате подсчета денежную сумму сравнивают с остатками денег по данным кассовой книги (бухгалтерской учетной программы). По итогам сравнения (сверки) комиссия может прийти к следующим выводам:
- полное соответствие фактического наличия денежных средств данным учета;
- выявление недостачи денежных средств;
- обнаружение в кассе излишка денежных средств.
Все эти выводы и результаты подсчета подлежат обязательному отражению в акте инвентаризации (п. 2.5 Методических указаний).
По завершении инвентаризации выявленные расхождения (излишки, недостача), факты несоответствия имущества критериям признания его активом, убытки от обесценения активов или их снижение должны быть отражены в бухгалтерском и налоговом учете.
Основанием для отражения в учете записей по результатам инвентаризации являются инвентаризационные описи, ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акты о результатах инвентаризации (ф. 0504835) и иные документы, обосновывающие соответствующие факты хозяйственной жизни.
Правило 3. Создать реальную комиссию, а не фиктивную
Источник: Журнал » Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение». Одним из мероприятий внутреннего контроля является проведение в учреждении инвентаризации имущества и расчетов, благодаря которой выявляется фактическое наличие имущества, производится сопоставление его с данными бухгалтерского учета, проверяется полнота отражения в учете расчетов, обязательств.
В учреждении появился объект ОС, который вышел из строя. Его нужно списать. Остаточная стоимость составляет 36 тыс. рублей, амортизационные начисления – 90 тыс. рублей. После завершения ликвидации производится оприходование на сумму 600 рублей.
N 157н). Локальным документом учреждения определяются случаи проведения инвентаризации (за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации), сроки проведения, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации.
Если сотруднику ошибочно предъявляют претензии о недостаче, он также может обратиться в судебные органы. Первым шагом после выявления излишков, они подлежат оприходованию. Бухгалтер делает соответствующие расчёты и составляет справку, содержащую следующую проводку:.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие — списаны в расход.
Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре.
Обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). Оценочное значение — это когда показатели для бухучета и отчетности рассчитывают приблизительно на основе прогнозов, экспертных заключений и профессиональных суждений, так как определить его точное стоимостное выражение невозможно (п. 6 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»).