Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Получаем выписку из электронной трудовой от работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.
Форма выписки и заявления
В соответствии со ст. 62 ТК РФ законодательно закреплена обязанность работодателя выдать выписку или копию трудовой книжку в течение 3 рабочих дней с момента поступления письменного заявления работника о выдаче.
Форма выписки, как и форма заявления о ее выдаче, не является унифицированной, однако составляется с учетом требований утвержденного еще в 1983 году Президиумом Верховного Совета СССР «Порядка выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».
В соответствии с вышеуказанным Порядком, выписка:
- должна быть удостоверена подписью руководителя предприятия (организации) либо иного должностного лица, обладающего соответствующими полномочиями;
- должна содержать в себе дату ее выдачи;
- должна содержать указание на факт хранения оригинала трудовой книжки на предприятии или организации, выдавшей выписку;
- должна содержать удостоверение факта соответствия выписки оригиналу. С этой целью в строке под подписью руководителя вписывается строка подтверждения, например, «Верно» или «Соответствует оригиналу» с подписью и должностью лица, удостоверяющего соответствие.
В рамках этой статьи мы сделали доступным для скачивания типовой шаблон выписки из трудовой книжки, в соответствующие строки и таблицу которой потребуется внести:
- ФИО работника;
- даты трудоустройства, переводов, увольнений и нормативные основания этих действий;
- сведения о том, что работник на момент выдачи справки находится в трудовых отношениях с предприятием, выдавшем выписку;
- подпись руководителя, удостоверение соответствия выписки оригиналу, подпись должностного лица, удостоверяющего верность выписки и оттиск печати (при наличии).
Трудовая книжка, равно как и выписка из неё, являются личными документами работника. Следовательно, ограничивать к ним доступ работодатель не имеет права. Отказ в выдаче будет расценен не иначе как нарушение действующего законодательства. Трудовой кодекс также определяет и срок, в течение которого сотрудник сможет получить выписку. Он составляет три рабочих дня с момента подачи заявления, порядок и правила написания которого мы разобрали в другом нашем материале.
Оригинал трудовой следует возвратить в течение трёх рабочих дней после его возращения на руки из государственного органа. Для выписки такого правила не предусмотрена, она остаётся на руках у сотрудника или в архиве госучреждения.
Как заверить трудовую книжку в 2023 году
С 1 июля 2018 года заверение любых документов осуществляется по ГОСТу. В 2023 году появились новые правила заверения. Теперь порядок заверения напрямую зависит от того, для какой цели работнику требуется копия трудовой книжки. Итак, для заверения трудовой книжки в первую очередь нужно сделать копии всех страниц документа, где имеются записи. Листы должны быть хорошо пропечатаны и иметь хорошее качество. Все эти скопированные страницы нужно заверить. Делать это можно как вручную, так и с помощью штампов. Чтобы заверенный документ имел надлежащий вид необходимо прошить его страницы. Для этого нужно сложить листы пополам и прошить нитками по левому краю. Края ниток необходимо заклеить бумагой, на которой указать дату сшивания и поставить печать организации. По правилам печать должна немного затрагивать запись и немного лист документа.
Куда нужно обращаться?
Согласно 62-й ст. ТК и 7-му пункту правил ведения книжек, выдачу выписки осуществляет работодатель. Для этого необходимо письменное заявление работника.
Строгих требований к нему нет, но, как правило, оно оформляется следующим образом: адресуется руководителю организации и содержит просьбу работника со ссылкой на 62-ю ст. ТК о выдаче выписки из трудовой книжки, с указанием какая именно информация должна быть выписана и удостоверена и на каких страницах она содержится.
Иногда работодатель требует указывать в заявлении причину, по которой понадобилась данная информация, но это не основано на законе. Заявление подписывается работником, ставится дата, которая очень важна, потому что работодатель обязан выдать выписку не позднее трех рабочих дней. Выдачу осуществляет отдел кадров на основании приказа руководителя организации (читайте про ответственного за трудовые книжки).
Разберемся, для чего требуется выписка и почему нельзя использовать оригинальный бланк трудовой книжки. Трудовые книжки хранятся в отделе кадров организации и работнику на руки не выдаются, это документ строгой отчетности, если он потеряется — ответственность ляжет на работодателя. Выписка призвана удостоверять подлинность информации и подтверждать сведения о рабочей деятельности человека. Например:
- стаж работы – общий и на настоящем месте;
- опыт работы на конкретном месте;
- подтвердить сведения о наградах;
- установить должность, сведения о переводах на другую должность и/или смену структурного подразделения.
Дубликат трудовой книжки
В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:
- утеря трудовой книжки бывшим работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
- утеря трудовой книжки работодателем;
- негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
- внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
- массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Образец выписки из трудовой книжки
Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.
Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:
- название документа,
- наименование организации-работодателя,
- должность ответственного лица,
- фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
- данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
- номер трудовой книжки,
- дату начала ее ведения.
Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».
В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.
Общие правила оформления выписки
Выписка составляется в соответствии с определенными правилами.
- Документ составляется на фирменном листе компании, на нем указывается следующая обязательная информация:
- сведения о нанимателе, а именно название компании, его адрес и контакты для связи;
- информация о рабочей деятельности сотрудника за требуемый период времени (места работы, стаж и должности);
- если есть, указываются награды и поощрения.
- В выписке обязательно должны быть прописаны сведения из титульного листа трудовой книжки:
- фамилия и инициалы сотрудника, а также год его рождения;
- образование;
- специализация.
- Затем:
- в конце прописывается, что работник работает в компании по настоящее время;
- вся информация, указанная в выписке должна быть заверена подписью кадровика, а также печатью компании. В конце проставляется дата составления.
Если выписка включает в себя несколько страниц, их необходимо пронумеровать и сшить. Каждая страница должна быть заверена.
Правовое регулирование
О существовании такого документа упоминается в ст. 62 Трудового кодекса. Аналогичное положение продублировано в п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225.
Согласно приведённым нормам, работодатель в трёхдневный срок с момента подачи сотрудником соответствующего письменного заявления обязан изготовить и выдать выписку из трудовой книжки.
Выписки изготавливаются без взимания платы и должны быть заверены надлежащим образом. Порядок заверения копий трудовых документов до настоящего времени регулируется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 г. № 9779-X, согласно п. 1 которого верность копии документа удостоверяется подписью первого руководителя или уполномоченного на подобные действия лица и печатью с проставлением даты выдачи. Указом предусмотрена также обязательная ссылка в копии на местонахождение оригинала документа, хотя на практике данное требование часто не исполняется.
Дополнительно к вышеназванному акту п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 обязывает прописывать в копии слово “верно” ниже подписи в оригинале, указывать должность заверяющего лица с расшифровкой (фамилия, инициалы). Многостраничные копии должны быть прошиты, и сшивка заверена руководителем (ответственным лицом) в таком же порядке: должность, подпись, расшифровка и оттиск печати.
Можно заверить каждый лист копии по отдельности. В аналогичном порядке удостоверяются выписки из документов.
Для нетрудоустроенных граждан получить документ не составит труда, поскольку книжка хранится у них на руках (ст. 84.1 ТК РФ). В основном справка в этом случае не нужна. Но необходимость в ней появится при поступлении учиться или работе за границей. Тогда человеку потребуется копия ТК или выдержка из нее. Обычно вопрос, где получить выписку из трудовой книжки о последнем месте работы неработающим, не возникает, но если понадобится, то есть возможность взять ее в одном из следующих учреждений:
- оформить у нотариуса;
- заверить на предыдущей работе;
- взять справку из Пенсионного фонда РФ из индивидуального персонифицированного учета с указанием взносов социального страхования, который перечислял бывший работодатель.
С 14.12.2020 вступила в силу новая форма выписки из электронного реестра Пенсионного фонда СТД-ПФР, которая утверждена приказом Минтруда России № 23н от 20.01.2020. Она содержит данные обо всех рабочих местах человека. Если он отказался от бумажной трудовой, то эта справка станет единственным вариантом подтвердить стаж при приеме на работу, оформлении ипотеки, кредитов, социальных пособий и др.
Где может понадобиться выписка из трудовой книжки
Трудовая книжка в течение всего срока работы физического лица находится на предприятии и на руки не выдается. Поэтому, если работнику необходимо где-либо, подтвердить свой опыт и стаж работы, он может запросить копию или выписку из книжки.
Выписка может потребоваться:
- в банке при оформлении кредита, в том числе ипотечного;
- в государственных органах для оформления каких-либо льгот и субсидий;
- в другую организацию, например, при трудоустройстве по совместительству;
- в судебные инстанции, в которых необходимо подтвердить факт работы в конкретный период;
- при прохождении процедуры усыновления или установления опекунства;
- для оформления загранпаспорта и т.д.;
- в Пенсионный фонд и т.д.
В отдельных ситуациях выписка может быть заменена копией трудовой книжки, которая должна быть заверена уполномоченным лицом.
Порядок и сроки выдачи
Если у сотрудника возникла потребность в получении выписки из трудовой книжки, то порядок его действий должен быть следующим:
- Он пишет на имя работодателя заявление в свободной форме с указанием просьбы предоставить ему выписку из трудовой книжки. Форма такого заявления законодательно не предусмотрена. В нем сотруднику нужно указать ФИО руководителя и название компании-работодателя, свои ФИО и должность и подразделение, а также указать просьбу предоставить выписку (например, «Прошу вас предоставить выписку из трудовой книжки для предоставления по месту требования»). В завершение ставится дата и подпись сотрудника с расшифровкой.
- На основании указанного документа выпускается приказ, который является основанием для оформления выписки. Этот этап нужен, например, если заявление подается на имя директора, а подготовкой выписок занимается отдел кадров. Когда за рассмотрение заявлений и формирование выписок отвечает сам руководитель, ему не нужен приказ.
- Выписка должна быть подготовлена в течение 3 дней с момента оформления заявления. Три рабочих дня – это максимальный срок подготовки выписки, в который следует уложиться работодателю. Если сотруднику необходима выписка в срочном порядке, он может лично попросить об этом работодателя. Правило относительно сроков предоставления выписки по запросу сотрудника содержатся в ст. 62 Трудового кодекса п. 7.
Получение выписок из трудовой книжки и ее копий в обязательном порядке фиксируется в журнале учета. В частности, здесь указывается дата ее оформления и лицо, которое ее запросило.
Выписка оформляется на бесплатной основе: работодатель не вправе требовать плату за данный документ, иначе он нарушает закон.
Ориентируйтесь на бланк и пример заполненного образца, как сделать выписку из трудовой книжки с текущего рабочего места.
| ОГРН
ИНН КПП Адрес: |
|
| ВЫПИСКА ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ | |
| № ТК | |
| Ф.И.О. | |
| Число, месяц, год рождения | |
| Образование | |
| Специальность | |
| Дата заполнения ТК |
| СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ | |||
| № | Дата | Информация о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причины и статьи закона) | Приказ, на основании которого сделана запись (его дата и номер) |
| 1 | Организация | ||
| 2 | о приеме | № приказа
дата |
|
| 3 | о переводах | № приказа
дата |
|
| 4 | об увольнении | № приказа
дата |
|
| 5 | Следующая организация (если есть) | ||
| 6 | о приеме | № приказа
дата |
|
| 7 | о переводах | № приказа
дата |
|
| 8 | об увольнении | № приказа
дата |
|
| Работает по настоящее время | |||
| ВЫПИСКА ВЕРНА | |||
| Руководитель | М.П. Дата |
Какая форма документа
Выписка оформляется на специальном бланке организации, где числится работник. Она должна быть заверенная сотрудником кадрового отдела. В случае большого количества листов они прошиваются. На последней странице делается отметка о количестве листов, ставится подпись заверителя и печать компании.
В верхнем углу справа размещается штамп организации или пишутся контактные данные. Внизу указывается серия и номер, а также личная информация работника, претендующего на документ. Затем составляется таблица, в которую вносятся необходимые данные. При заполнении выписки потребуется указать информацию о сотруднике:
- ФИО;
- Число, месяц и год рождения;
- Информацию об образовании;
- Профессию.