Электронный больничный: как теперь действовать работодателю

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный больничный: как теперь действовать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как осуществляется выдача ЭЛН?

2. Как информируется работодатель об ЭЛН?

3. Чем электронные больничные отличаются от бумажных

4. Бумажный больничный – как проверить подлинность?

5. Ответственность работодателя

6. Преимущество электронных больничных

7. Подпись и хранение электронного больничного

8. Что получат работодатели от введения электронных больничных

9. Останется ли бумажный вариант

10. Как получить электронный больничный

11. Электронный больничный лист — инструкция для работодателя

Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.

Как осуществляется выдача ЭЛН?

Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567 утверждены Правила информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа (далее – Правила № 1567).

Как следует из данного документа, информационное взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН осуществляется в федеральной информационной системе «Соцстрах», оператором которой является ФСС (п. 3 Правил № 1567).

В соответствии с п. 10 Правил № 1567 информация в информационную систему «Соцстрах» передается:

1) страхователями (работодателями) с использованием:

информационных систем, применяемых страхователями для автоматизации своей деятельности;
программного обеспечения, предоставляемого оператором на безвозмездной основе, посредством внешних сервисов информационного взаимодействия страхователя, а также с использованием личного кабинета, размещаемого на официальном сайте ФСС в Интернете;

2) медицинскими организациями с использованием:

медицинских информационных систем медицинских организаций, единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения (данная норма вступает в силу 1 января 2019 года);
программного обеспечения, предоставляемого оператором на безвозмездной основе, посредством внешних сервисов информационного взаимодействия медицинской организации и сервисов единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

Таким образом, в случае принятия работодателем решения об использовании ЭЛН он должен:

подключиться к информационной системе «Соцстрах»;
получить усиленную квалифицированную подпись юридического лица;
установить специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации;
установить программное обеспечение для работы с ЭЛН.

Как информируется работодатель об ЭЛН?

В соответствии с разъяснениями, приведенными в Информации ФСС, после закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа гражданин сообщает своему работодателю номер ЭЛН, который запрашивает в информационной системе «Соцстрах». Работодатель по номеру ЭЛН и СНИЛС работника заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в информационную систему «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя – юридического лица.

Как отмечают специалисты ФСС, с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работы и сдавать его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом, например посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или через Интернет.

При этом талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.

Чем электронные больничные отличаются от бумажных

Больничный, оформленный в СБИС, удобнее и надежнее бумажного:

защищен ЭП и самим сервисом от потери, порчи или подделки;
заполняется и проверяется автоматически: система подставляет СНИЛС, стаж, показатель дневного заработка – всю необходимую информацию о работнике;
освобождает от громоздкого архива, ручного учета и походов в ФСС;
ускоряет выплату, так как данные напрямую уходят в ведомство.

Бумажный больничный – как проверить подлинность?

К сожалению, не все организации зарегистрированы в электронной системе ФСС. И это грозит лишними сложностями для бухгалтера – придется обрабатывать бумажные больничные, которые, недобросовестные сотрудники могут и подделать.
Как проверить бумажный больничный:

Подделки печатаются на обычной бумаге. Настоящий бланк можно сравнить с деньгами по плотности.
Настоящий бланк довольно бледный, его можно сравнить с денежными купюрами. В подделках цвет яркий, зеленый.
Водяные знаки в оригинальном бланке едва заметны, практически не просматриваются. Четко увидеть их можно только на просвет.
Номер настоящего бланка вытеснен на бумаге. Достаточно пощупать номер рукой. Поддельные бланки обычно просто распечатываются на принтере.
Обращайте внимание на качество печати бланка. Слова должны быть четко пропечатанны, без различий в контрастности и цвете.
Убедитесь в существовании больницы и врача, выдавшего листок. Запросить информацию можно в местном отделении ФСС.

Ответственность работодателя

В случае с электронными больничными работодателю важно действовать быстро. Если не предоставить документы, которые требуются для начисления выплаты, грозит ответственность — 200 рублей за каждый непредоставленный документ.

Ответственность также применяется за указание неверной информации — тогда штраф составит 20% от переплаты пособия, но не более 5 000 рублей. Если работодатель не выплатил пособие за первые три дня в отведенные законом сроки, то штраф будет составлять от 30 000 до 50 000 рублей.

Если уже после сохранения ЭЛН вы заметили, что неправильно ввели информацию о сотруднике, то просто заполните и повторно отправьте документ. В этом случае фонд не начислит штраф, и ответственности удастся избежать.

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

Меньше ошибок

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Меньше злоупотреблений

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

Меньше работы

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
проверку подлинности больничных;
хранение и обработку архива.

Подпись и хранение электронного больничного

Для передачи сведений в ФСС РФ их надо подтвердить усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера (иного лица, уполномоченного вести бухучет) и руководителя. Если обязанности главного бухгалтера руководитель возложил на себя, достаточно подписи только руководителя (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Полномочия по назначению, исчислению и выплате страхового обеспечения работникам можно передать уполномоченному лицу на основании распорядительного документа работодателя и доверенности (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

ФСС РФ отметил, что электронные больничные имеют юридическую силу. Они формируются и хранятся в ЕИИС «Соцстрах». Поэтому работодателю не нужно распечатывать такие больничные и хранить их копии (Информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)»).

Расчет пособий по электронному больничному работодатель должен хранить на бумажном носителе или в форме электронного документа. Сведения в расчете пособий подтверждаются собственноручной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью главного бухгалтера. Их могут подписать руководитель организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера, или иное уполномоченное лицо (п. 75 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Что получат работодатели от введения электронных больничных

В общем, дивиденды неплохие. Начнем с того, что заполнение документов на компьютере удобнее и проще, поэтому бухгалтерам компаний не придется сталкиваться с ошибочно оформленными медиками больничными, бояться претензий ФСС и обращаться туда с запросами по поводу оплаты сомнительных листов.

Во-вторых, бухгалтерам самим не придется руками вписывать информацию в листы нетрудоспособности, думать о цвете чернил, отсутствии ошибок и волноваться, чтобы не дрогнула рука.

Об ошибочной переплате или недоплате пособия, исправлениях и изменениях информации в больничных можно уже не вспоминать. Понятно уже, что эта работа – нелегкий участок бухгалтерского труда, а перевод больничных в электронный формат его значительно облегчит. Не зря же пилотный проект ФСС в нескольких регионах, где новая система по обмену сведениями для выдачи ЭЛН проходила «обкатку», признан успешным.

Останется ли бумажный вариант

Письмо ФСС от 11 августа 2020 № 02-09-11/22-05-13462 дает разъяснение о легитимности введенного в оборот электронного листка нетрудоспособности, наряду с бумажным. В РФ отсутствуют законодательные акты, отменяющие действие бумажных листков нетрудоспособности, однако конечная цель предпринятых нововведений заключается именно в этом. Система «Соцстрах» нацелена на глобальную операцию по цифрованию отчетности, поступающей от организаций в РФ. Отказ от бумажных листков нетрудоспособности – неизбежность ближайших лет.

В случае если сотрудник оформил больничный лист в цифровом виде, а работодатель по каким-либо причинам не имеет технической оснащенности для обработки ЭЛН, работник может обратиться в медучреждение с просьбой выписать ЭЛН на бумажном носителе. Медучреждение не вправе отказать: ЭЛН подлежит аннулированию и выписывается бумажный больничный лист с пометкой «дубликат».

Рассмотрим, какие шаги должен предпринять заболевший сотрудник для того, чтобы получить электронный больничный лист. Как уже упоминалось, такой листок нетрудоспособности оформляется только по письменному заявлению работника. А значит, нужно сообщить о желании получить ЭЛН лечащему врачу, и получить от него соответствующую форму заявления. Также работник должен проинформировать медучреждение о СНИЛС.

После того, как врач «закроет» больничный лист, медицинская организация сформирует в ЕИИС «Соцстрах» электронный листок нетрудоспособности, и заполнит в нем свою часть (п. 3 и подп. «б» п. 10 Правил, утв. постановлением № 1567). Далее работник получит от врача специальный талон, где будет указан номер ЭЛН. Собирать дополнительные подписи медработников и проставлять в больничном листе печати медучреждения не надо.

ВАЖНО. Выданный работнику талон с номером ЭЛН не является документом строгой отчетности. Передавать его работодателю не нужно — достаточно назвать лишь номер больничного листа, указанный в талоне. Как сообщается на сайте ФСС, сделать это можно любым способом, в том числе по телефону или посредством электронной переписки. Талон, где указан этот номер, не является обязательным документом для расчета и оплаты больничного. Работодатель не должен ни требовать его от работника, ни ждать, когда работник его представит.

Электронный больничный лист отличается от бумажного варианта практичностью и удобностью, что необходимо для работодателя. Преимущества системы:

Невозможность подделки. Защищает работодателя от обмана и неоправданных затрат. Фальшивые печатные варианты больничных листов можно приобрести почти во всех крупных населенных пунктах. При использовании цифрового варианта страхования, мошенничества не получится.
Простота заполнения. Допущение ошибок при формировании больничного ничем не грозит, так как они быстро исправляются, а документ остается невредим.
Срок хранения виртуального документа не ограничен. Угроза его потери и потребность в заведении увесистых папок отпадают.

Сотруднику компании можно ознакомиться со своим электронным больничным листом ФСС в личном кабинете. Простая процедура, избавляет от походов в бухгалтерию за получением необходимых сведений, связанных с нетрудоспособностью.

Как получить электронный больничный

Застрахованному лицу предоставляется возможность выбора формы больничного листа. Следует заранее узнать о возможности создания бухгалтером электронного документа. Часто возникают неприятные ситуации, когда у работника не принимают виртуальный лист нетрудоспособности.

При таком стечении обстоятельств мед.учреждение обнуляет электронный вариант и предоставляет бумажную версию документа. Рекомендуется заранее уточнить, может ли страхователь принимать виртуальную форму документа. Если он готов на такой вариант, можно обойтись без сложностей.

Важно!

Следует понимать, что использование личного кабинета ФСС и формирование больничных листов – право страхователя, а не прямая обязанность!

При заполнении документа, работнику следует письменно заверить согласие на обработку личной информации и формирование листа нетрудоспособности в режиме онлайн. В результате отпадает необходимость подтверждения документа печатями главврача и регистратуры.

Больничный лист приобретает идентификационный код, позволяющий быстро найти бланк в ЛК ФСС. После предъявления его по месту работы или передачи номера кода бухгалтеру по телефону, его быстро найдут в базе.

Электронный больничный лист — инструкция для работодателя

Рассмотрим, какие шаги должен предпринять заболевший сотрудник для того, чтобы получить электронный больничный лист. Как уже упоминалось, такой бюллетень оформляется только по письменному заявлению работника. А значит, нужно сообщить о желании получить ЭЛН лечащему врачу, и получить от него соответствующую форму заявления. Также работник должен проинформировать медучреждение о своем СНИЛС.

После того, как врач «закроет» больничный лист, медицинская организация сформирует в ЕИИС «Соцстрах» электронный листок нетрудоспособности, и заполнит в нем свою часть (п. 3 и подп. «б» п. 10 Правил № 1567). Далее работник получит от врача специальный талон, где будет указан номер ЭЛН. Собирать дополнительные подписи медработников и проставлять в больничном листе печати медучреждения не надо.

Подведем итоги. Переход на работу с электронными листками нетрудоспособности имеет положительные моменты и для работодателя (снимаются риски получения поддельного больничного, а также утраты документов при хранении), и для работников (они могут быстрее получить пособие). Минусы работы с ЭЛН в настоящее время связаны с технической стороной вопроса. Также придется приобрести необходимое программное обеспечение и сертификаты УКЭП (если их еще нет).

В любом случае вопрос о переходе на ЭЛН сегодня каждый работодатель вправе решать самостоятельно. Действующее законодательство не обязывает страхователей обеспечить работу с электронными больничными листами, и не устанавливает никакой ответственность для тех, кто не подключился к ЕИИС «Соцстрах».

Работник учреждения не сможет потерять ЭЛН, ему не надо будет беспокоиться о том, что он может испортить (помять, порвать и т. п.) листок нетрудоспособности, а в случаях утери информации о номере своего ЭЛН можно зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.

Электронный листок нетрудоспособности полностью исключает представление работниками поддельных листков нетрудоспособности (ФСС проверяет подлинность ЭЛН, и работодатель, запрашивая его у фонда для оплаты, может не сомневаться в достоверности сведений).

У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность – вся информация с момента открытия ЭЛН хранится в системе ФСС и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении фондом проверок страхователей представлять ЭЛН сотрудникам ФСС не потребуется.