Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовый разрыв в бизнесе: как предупредить и что делать ?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Самая частая причина того, что у компании заканчиваются деньги – это убыточная бизнес-модель. Проще говоря, продаж недостаточно, чтобы покрыть расходы компании. Даже если в Excel все идеально, на деле часто может пойти иначе.
Что такое кассовый разрыв
Кассовый разрыв — простыми словами, это когда пришло время оплатить расходы бизнеса: зарплата, аренда или налоги, например, а средств на руках хватает только на аренду. Для оплаты остального нужно ждать, когда поступят еще деньги.
Говоря на языке финансов, кассовый разрыв — это когда компания прибыльная, но вам временно не хватает денег заплатить по обязательствам.
Чтобы увидеть кассовый разрыв, нужно вести учет денег (спойлер: это не просто табличка «приход минус расход»). Как минимум нужны отчеты: ОПиУ, ДДС, баланс, оборотный капитал. Если бизнес в целом прибыльный, это значит, что деньги где-то есть, нужно их только найти.
Часто они застревают в дебиторской задолженности или их вынимают из кассы до того, как выполнены обязательства и по документам они стали прибылью. Это приводит к кассовому разрыву.
Эти способы помогут контролировать все деньги, чтобы избежать кассового разрыва.
Завести платежный календарь. Это таблица, куда вы запишете будущие поступления и расходы. Календарь — простейший финансовый инструмент, который помогает компаниям следить за денежным потоком и вовремя реагировать на форс-мажоры.
Скачать шаблон платежного календаря
Брать столько предоплаты, сколько хватит до конца проекта. Учтите все расходы и непредвиденные риски.
Давать клиентам отсрочки платежа, при которых у вас всегда будет хватать денег на выполнение обязательств перед поставщиками, сотрудниками и арендодателями.
Следить за сроками проекта. Когда сроки растягиваются, проект теряет в цене, а значит, уменьшается ваша прибыль.
Иметь деньги про запас. Всегда должны быть деньги на случай, если что-то пойдет не так: сломается станок или сотрудник «уйдет в загул». Когда растут продажи, смотрите не на рост денег в кассе, а ведите учет обязательств и считайте чистую прибыль.
Покупать себе айфон и макбук после того, как все посчитаете: выручку, чистую прибыль, будущие расходы и оставите на развитие бизнеса. Не забудьте про налоги, кредиты и амортизацию.
Определить приоритетность платежей. Решать, кому платить, а кто подождет, предстоит часто. Нужно понять, какие оплаты можно отложить, а по каким вас накажут, даже если просрочить всего на день. Разберитесь один раз, чтобы потом не задумываться всякий раз о важности платежа.
Стимулировать покупателей к предоплате. Небольшие скидки, бесплатная доставка или подарки помогут их склонить заплатить всю сумму или часть денег раньше. Что-то вы потеряете, но это лучше, чем оказаться в кассовом разрыве и в панике его устранять.
Как избежать кассового разрыва
Вероятность возникновения подобных ситуаций сведут к минимуму простые, однако действенные меры:
-
как возможно реже пользоваться кредитными средствами;
-
следить за всеми платежами и постоянно работать с дебиторами, а при просрочке, возникшей даже на день, принимать меры экстренного порядка;
-
работать с постоянными, проявившими себя как надёжные и добросовестные покупателями. Если заказчик новый, следует рассмотреть и возможно потребовать предоплату, дав понять, что в дальше условия взаимодействия станут более лояльными;
-
вести постоянный финансовый анализ ситуации работы предприятия;
-
грамотно составлять и вести платёжный календарь, оптимизировать распределение ресурсов и отслеживать поток денежных средств.
Как избежать кассовых разрывов в будущем?
В деятельности предприятия основная причина наступления кассового разрыва – это некачественное планирование денежных потоков.
Существенно уменьшить риск наступления кассового разрыва можно с помощью внедрения систем планирования и контроля ДДС. Одним из таких средств является платежный календарь – инструмент для балансирования денежных потоков таким образом, чтобы предстоящие поступления от контрагентов гарантировали оплату будущих расходов.
Создать простой платёжный календарь можно в Excel, но такой подходит имеет ряд серьезных ограничений, с которыми компания столкнется по мере развития бизнеса или даже начальном этапе, например, в Excel нет возможности быстрой смены аналитики для группировки платежей.
Например, в проектных организациях удобно смотреть кэш фло по каждому проекту отдельно, и уже потом анализировать аналитические статьи. Но при этом условие наличия положительного денежного потока в рамках каждого проекта не обязательно должно соблюдаться, и тогда необходимо провести анализ уже в рамках всей компании.
В качестве удобной замены Excel можно использовать специализированный веб-сервис по управлению денежными средствами «Управленка», в котором наглядно на графике виден результирующий денежный поток с учетом предстоящий платежей.
Как предупредить кассовый разрыв
-
Вести бюджет. Иметь план доходов и расходов. Придерживаться его.
-
Вести платежный календарь. Это таблица, куда нужно вносить все обязательства, как только они возникают.
-
Формировать резервы на случай форс-мажоров. Создать отдельный счет и ежемесячно переводить туда 10–20% от общего дохода. Это защитит от кассового разрыва, если возникнет непредвиденная ситуация.
-
Не покрывать недостачу заемными средствами. Крутиться на собственных, насколько это возможно: уменьшать постоянные расходы, договариваться с сотрудниками об отсрочке выплат, избавляться от убыточных направлений бизнеса.
-
Контролировать дебиторскую задолженность. Мотивировать клиентов дополнительной скидкой при быстрой оплате. Вычислять среднюю скорость возврата денег и ставить KPI торговым представителям. Не связываться с крупными сетями, у которых длинные коридоры оплат.
-
Учитывать сезонность, если в бизнесе она есть. Заранее просчитывать потери в низкий сезон, готовить резерв.
-
Учитывать риски. Рассматривать новые идеи под углом заработка. Особенно если нет резервов.
Чего не нужно делать при кассовых разрывах
Кассовые разрывы способны подтолкнуть владельца бизнеса с необдуманным действиям, которые могут усугубить положение. Тревога предпринимателей понятна: денег для покрытия текущих расходов нет, а срок оплаты налогов или очередной партии товара подходит.
Собрали несколько примеров поступков, которые нельзя совершать, когда наступают кассовые разрывы:
-
Повышать цены на ходовые товары. Вместо ожидаемого роста прибыли можно добиться ее снижения: люди, которые регулярно покупают привычные товары, могли это делать во многом из-за их стоимости. Когда цена вырастет, часть таких клиентов неминуемо уйдет к конкурентам, у которых дешевле.
-
Продавать собственность компании: транспортные средства, технику. В ситуации, когда деньги нужны срочно, имущество нередко продают ниже рыночной стоимости. Кроме того, возрастает риск, что без проданного оборудования компания не сможет выполнить заказы.
-
Делать скидку на товары, которые давно лежат на складе. Цена может привлечь как постоянных, так и новых покупателей. Бизнес быстро получит деньги и закроет кассовый разрыв, но это будет временным решением. Выручка от продаж окажется меньше ожидаемой, новые клиенты могут больше не прийти, а товары, которые обычно хорошо берут, останутся лежать на полках.
-
Снижать цены на все товары. Любая акция, в том числе и масштабная распродажа, должна быть просчитана и согласована с финансовым отделом и отделом продаж. Ценообразование не может носить хаотичный характер, поэтому вмешательство в отлаженную бизнес-модель с большой вероятностью навредит ей, и кассовые разрывы будут наступать снова и снова.
-
Урезать бюджет на продвижение. Когда речь заходит об оптимизации расходов, компании в первую очередь снижают траты на маркетинг и рекламу. Такой подход кажется логичным: производство не страдает, товары в прежнем объеме остаются на полках. Как временная мера, это может сработать. Однако есть риск, что без рекламы вовсе произведенную продукцию перестанут покупать в прежнем количестве, ведь начнет снижаться приток новых клиентов, и доход бизнеса уменьшится.
Как избежать кассового разрыва
Чтобы заранее понять, не грозит ли бизнесу кассовый разрыв, нужно отслеживать финансовые показатели в динамике:
-
Поступления денежных средств в течение конкретного периода. Обычно делают разбивку по неделям или месяцам.
-
Расходы в течение конкретного периода. Чем больше горизонт планирования, тем лучше. Финансисты рекомендуют брать самый известный долгосрочный расход и планировать показатели по нему. Например, если вы платите налог на имущество раз в год, то планируйте расходы на год вперед, разбивая их на удобные временные отрезки.
-
Остаток денег на начало периода. Это запас прочности бизнеса — если сумма отрицательная, возникает кассовый разрыв, то есть денег на счете будет меньше, чем нужно на оплату всех обязательств.
Как посчитать кассовый разрыв
Подобные финансовые провалы временны и устраняются по мере поступления на счета организации денежных средств, основанием для перевода которых являются ранее выполненные работы или оказанные услуги, а также реализация товарной продукции. Расчет вероятности наступления основывается на простой модели, и реализуется в рамках любой отрасли или сферы. Одна из ключевых задач в грамотном управлении бизнесом — предупреждение локальных дефолтов, и оперативное решение вопросов, связанных с поиском ресурсов для критически важных выплат.
Важно отметить, что определение кассового разрыва не является тождественным ситуациям, при которых отсутствие денег на расчетных счетах становится следствием убыточной деятельности. Если причина невозможности погашения долгов на конкретный момент времени кроется в этом — речь идет уже о потенциальном банкротстве, либо о радикальном пересмотре ключевых бизнес-процессов, выявлении недостатков и их оперативном устранении.
Что делать в преддверии кассового разрыва
Если в перспективе отчетливо вырисовываются перебои с деньгами — стоит позаботиться о некоторых мерах, способных минимизировать негативные последствия:
- Проанализируйте расходные статьи и сократите на время все, что не имеет прямого отношения к основной деятельности.
- Заручитесь банковской поддержкой, позволяющей в любой нужный момент воспользоваться предлагаемыми услугами финансового сопровождения.
- Проведите переговоры с клиентами на предмет оплаты уже выполненных работ или поставленных товарных отгрузок.
- Уведомите персонал, арендодателей, а также поставщиков и других контрагентов о том, что в ближайшее время возможны проблемы с выплатами. В качестве альтернативного решения предложите обновленный график платежей, а также составьте гарантийные письма, подтверждающие обязательства его исполнения.
Указанные действия как минимум позволят избежать паники со стороны партнеров по бизнесу и сотрудников компании, и способствуют созданию условий для адекватного выхода из кризисной ситуации.
Овердрафт — кредит, который помогает закрывать кассовые разрывы. Его получают клиенты, которых банк уже обслуживает
Бывают форс-мажорные ситуации, когда ежедневное планирование, переговоры с поставщиками и клиентами не помогают решить проблему. Например, крупный покупатель неожиданно изменил дату оплаты, а с поставщиками надо рассчитываться. Или у фирмы возникли существенные непредвиденные расходы: нужно купить новое оборудование, открыть филиал и прочее.
Может получиться так, что компенсировать дефицит за счет переноса оплат или договоренности с покупателями будет невозможно. Тогда стоит воспользоваться кредитом. Лучше делать это, когда получить оплату раньше и перераспределить средства нельзя.
Но обычный кредит для закрытия кассовых разрывов подходит плохо. Необходимо собрать документы, дождаться решения банка — на все это требуется время, а деньги могут быть нужны уже завтра.
К тому же разрывы обычно не превышают нескольких дней или недель, а кредиты на такой срок, как правило, не выдают. Поэтому придется пользоваться деньгами банка дольше, чем необходимо, и переплачивать проценты.
В этой ситуации удобно использовать специальную форму кредитования: овердрафт. По смыслу он похож на кредитную карту для физических лиц.
Предприятие заранее заключает договор, согласно которому банк устанавливает лимит кредитования. Обычно размер лимита привязан к среднемесячному обороту по счету заемщика. Однако в большинстве случаев банк дает овердрафт компаниям, которые уже обслуживает некоторое время. Обычно этот срок не менее
Пока разрывов нет, предприятие не пользуется средствами банка и не платит проценты. Если возникает необходимость, заемщик может в течение одного дня получить от банка деньги в пределах лимита.
Когда поступят средства от покупателей, компания погасит долг по овердрафту. Затем операцию можно повторить. Таким образом, заемщик всегда может воспользоваться заемными средствами и заплатить проценты только за несколько дней по каждому разрыву.
Пример № 3
Руководству ООО «Альфа» не удалось договориться с контрагентами о переносе сроков оплаты. Но у компании заключен с банком договор о кредитовании в форме овердрафта с лимитом в 900 тыс. рублей. Поэтому ООО «Альфа» может воспользоваться средствами банка: 03.06 получить 400 тыс. рублей, а 04.06 — 100 тыс. рублей. Это будут два разных транша в рамках одного кредитного договора. Когда 05.06 поступит оплата от ООО «Гамма», организация погасит кредит, заплатив проценты всего за 2 дня.
Как быстро и эффективно устранить кассовый разрыв
Решение проблемы осуществляется в три этапа: выяснение причины, ее устранение, ликвидация последствий. Самая распространенная ошибка ИП и ООО — начинать сразу с последствий, без выявления причины.
Начнем с первого шага и разберемся, что входит в финансы компании. Все деньги бизнеса условно разделены на три сектора: основные фонды (ОФ), оборотные средства (ОС), прибыль. Первый сектор — это хозяйственный объект, оборудование, мебель, в общем, все, что нужно для организации бизнеса. Сюда нужно ежемесячно отчислять средства на амортизационные расходы. Оборотные финансы — конкретная сумма, которая нужна для текущей деятельности компании. Прибыль — чистый доход предприятия, который образуется в результате правильных операционных процессов.
Кассовый разрыв возникает в секторе с оборотными средствами. Чтобы эффективно устранить его, вы должны знать, как выявить причину по бух отчетности.
Проанализируйте направление денежных потоков. Возможно, вы забираете из бюджета больше денег, чем фактически зарабатываете, либо развиваете ОФ за счет оборотных средств, а не прибыли. Еще одной причиной может быть изначальное недостаточное обеспечение компании нужным объемом ОС. Как определить, какой именно объем нужен сейчас вашему бизнесу?
Для наглядного примера составим в Excel 2 таблицы для подсчета прямых и косвенных затрат.
Прямые затраты.
Механизмом ликвидации кассовых разрывов, также является классификация платежей по приоритетности. Классифицировать платежи можно в зависимости от статьи, срока неисполненного документа, группы контрагентов, значимости проекта или других аналитических разрезов. Статьи с наиболее высоким приоритетом оплачиваются в обязательном порядке, статьи с пониженным приоритетом — при выполнении дополнительных условий. Это позволит оптимально сбалансировать платежный календарь, а также определить источники финансирования для покрытия платежей с более низким приоритетом.
Для целей автоматизации управления кассовыми разрывами можно применить систему «WA: Финансист». В системе встроен механизм ранжирования платежей по приоритетности. Распределение между счетами компании или холдинга производится непосредственно в платежном календаре в режиме drag&drop. Перемещая строки с суммами по платежному календарю, пользователь получает в режиме оn-line новое состояние платежного календаря с пересчитанными остатками и сразу видит возможные кассовые разрывы. Получив вариант распределения платежей, при котором кассовые разрывы отсутствуют или полностью минимизированы, казначей подтверждает изменения, при этом каждой заявке на расходование денежных средств назначается новая дата оплаты и свой расчетный счет (касса).
Что такое кассовый разрыв и как он возникает
Бизнес живет, пока на счетах есть деньги. Поступила предоплата, закончился контракт и рассчитался покупатель — кажется, что денег хватит на все. Но стоит перечислить залог поставщику, заплатить зарплату сотрудникам, выплатить пару госпошлин и закрыть аренду — на счету опять нет денег, а следующие платежи никто не отменял. Когда предприниматель должен заплатить больше, чем у него сейчас есть, он попадает в кассовый разрыв.
Кассовый разрыв — это недостаток средств для погашения необходимых расходов. Предприниматель должен больше, чем есть на счетах.
Подобная ситуация всегда неприятна. Чтобы сберечь свой бизнес, предпринимателям приходится вести сложные переговоры с контрагентами, искать дополнительное финансирование или рисковать своей деловой репутацией. Мы поможем избежать ошибок и расскажем, почему возникают кассовые разрывы, как их предсказать и избежать.
Комментарии экспертов
Виктор Миронов, управляющий директор Консультационной группы «ТИМ»:
«Первое и самое главное – планирование бюджета. Не надо отговариваться, что все равно все пойдет не по плану: в планировании главное процесс размышления и анализа, а не результат.
Второе – назначьте ответственного сотрудника за сбор информации об обороте дебиторской задолженности. Многих проблем можно избежать просто контролируя своевременность поступлений.
Третье – будьте на связи с клиентами. Интересуйтесь их бизнесом, держите руку на пульсе. Кассовый разрыв легче предотвратить, чем покрыть.
Четвертое – обеспечьте бизнес доступом к кредитным средствам, используйте овердрафт и факторинг. Это не так сложно, как более традиционные кредитные продукты, а теперь вполне доступны и для малого бизнеса.
Пятое – настройте управленческий учет и начните работать с прибылью!»
Одна из главных задач, которую выполняет сервис для финансово-управленческого учета ПланФакт – предсказывать кассовые разрывы. Зарегистрируйтесь и бесплатно оцените все возможности сервиса прямо сейчас!
Меры по предотвращению кассовых разрывов и планированию источников их покрытия
Компаниям необходимо разработать и внедрить систему мер по предотвращению кассовых разрывов и находить источники покрытия кассовых разрывов.
К обязательным элементам этой системы можно отнести следующие мероприятия:
-
планирование бюджета расходов и платежей;
-
планирование бюджета доходов и поступления денежных средств;
-
контроль за заявками на платеж;
-
составление кассового плана;
-
составление платежного календаря;
-
разработка критериев для очередности платежей.
Каковы причины кассовых разрывов
Основные причины кассового разрыва можно разделить на 2 категории:
- преимущественно внутренние (обусловленные действиями самого предприятия);
- преимущественно внешние (не зависящие прямо от действий предприятия).
Можно сказать, что в чистом виде «внутренние» и «внешние» причины возникновения кассового разрыва по определению выделить очень сложно. Дело в том, что речь в любом случае идет о взаимодействии фирмы с некими внешними игроками, от которых всегда что-то зависит. В свою очередь, практически нет таких сценариев, при которых полностью исключалась бы роль самого предприятия. Поэтому, отмеченные выше 2 категории причин кассового разрыва, так или иначе, правомерно рассматривать с употреблением понятия «преимущественно».
Если говорить о преимущественно внутренних причинах, то основными можно назвать:
- Самую очевидную — наличие чрезмерно больших по сумме обязательств у предприятия.
Если точнее — обязательств, несоразмерных тем денежным поступлениям (дебиторским долгам), которые должны прийти от контрагентов. Бывает, что предприятие берет слишком много кредитов: это типичный сценарий роста объема обязательств.
- Недостаточно эффективную проработку контрактов.
Например — в части установления сроков оплаты по поставкам для контрагентов-покупателей. Они не должны быть слишком длительными. В договорах поставки необходимо прописывать адекватные санкции за нарушения сроков — так, чтобы поставщики не расслаблялись, но в то же время не несли критических издержек в тех случаях, когда вынуждены просрочить платеж.
- Игнорирование уровня платежной дисциплины контрагентов.
Сейчас в распоряжении любого бизнеса — самые разные базы данных по контрагентам, где они ранжируются по степени надежности. Но бывает, что люди, ответственные за подписание договоров поставки, игнорируют низкие позиции контрагентов — и заключают с ними контракты по принципу «лишь бы подписали». Менеджер, заключивший контракт с ненадежным покупателем, получит свой бонус, а предприятие — головную боль в виде последующих неплатежей и кассового разрыва.
- Недостаточно эффективные механизмы управления финансами на предприятии.
Бывает, что у хозяйствующего субъекта, в принципе, есть достаточно денежных средств — но распределяются они совершенно неразумно, и в нужный момент — когда речь идет о погашении обязательств перед «контрагентами», возникает их дефицит. Например — если допускаются случаи необязательного совершения больших по объему трат в одно и то же время. Как вариант — одновременное:
- перечисление работникам зарплаты;
- перечисление начисленных на зарплату взносов в государственные фонды.
Размер соответствующих взносов достигает порядка 30% от зарплаты. У многих работодателей велик соблазн: выплатив заработную плату, тут же рассчитаться и по взносам тоже — чтобы в случае чего «не быть ни кому должными». Но есть вполне законное основание — уплатить взносы не сразу с зарплатой, а до 15 числа месяца, следующего за расчетным. В то время как может возникнуть ситуация, когда контрагент выставит срочный счет, к примеру, 10-го числа соответствующего месяца — и имеющихся денег не хватит, поскольку фирма поторопилась с перечислением взносов.