Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «6-НДФЛ: инструкция по заполнению и пример». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как было сказано выше, теперь в 6-НДФЛ в виде приложения включены данные справки 2-НДФЛ. Порядок заполнения этого приложения по окончании 2021 года практически такой же, как и в прошлом году, хотя есть и небольшие изменения.
Бланк 6-НДФЛ утверждён приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. Последние изменения в него были внесены 28.09.2021 (приказ ФНС № ЕД-7-11/845@).
С прошлого года в форму входят сведения, ранее подававшиеся в справке 2-НДФЛ, которая уже отменена. Последние же обновления, вступившие в силу с 2022 года, связаны в основном с изменением порядка исчисления налога с дохода в виде дивидендов. По новым правилам налог на прибыль, удержанный с дивидендов, полученных российской организацией, засчитывается при определении НДФЛ учредителя этой организации. Обновлённый расчёт 6-НДФЛ содержит и другие небольшие изменения. О новшествах мы подробнее расскажем, когда будем рассматривать порядок заполнения документа.
Новая форма по-прежнему состоит из титульного листа, двух разделов и приложения, практически повторяющего бывшую справку 2-НДФЛ, хотя и с некоторыми отличиями. Если отчёт подаётся за квартал, полугодие или 9 месяцев, заполнять нужно только титул, Разделы 1 и 2. Приложение заполняется лишь при представлении 6-НДФЛ за год, а также при ликвидации / прекращении деятельности ИП с работниками.
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
Если внести исправление раньше того, как ошибку найдут налоговики, штрафа в размере 500 рублей можно избежать.
Особенности уточненной формы 6-НДФЛ таковы:
- указывается номер корректировки — «001» для первой, «002» для второй и так далее
- в полях, в которых найдены неточности и ошибки, нужно указать правильные данные
- остальные поля заполняются так же, как в первичном расчёте
Отдельно упомянем о том, как исправить форму, если вы указали неверный код КПП или ОКТМО. В этом случае нужно подавать 2 расчёта:
- В первом нужно указать правильные коды КПП и ОКТМО и поставить номер корректировки «000». Все прочие данные перенести из прежней формы.
- Во втором расчёте указывается номер корректировки «001», а также КПП и ОКТМО, которые были указаны в ошибочной форме. Во всех разделах должны быть проставлены нулевые данные.
Нулевой 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 год
Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает, если налогоплательщик признан налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение отчетного периода доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, предоставлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме № БС-4-11/4901 от 23.03.2016.
Однако, если в течение календарного года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, то отчет составляется. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего кварталов будут сохраняться накопительным образом. Нулевого 6-НДФЛ не существует в принципе, в отчете все равно будут сведения хотя бы об одной выплате.
Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, отчет в налоговый орган подавать нет необходимости. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, рекомендуется отправить в ИФНС письмо о том, что 6-НДФЛ предоставлена не будет. Это письмо составляется в произвольной форме.
РАЗДЕЛ 2. «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ».
В Разделе 2 укажите обобщенные суммы дохода, исчисленного и удержанного налога. Раздел 2 заполняйте нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год. Для каждой налоговой ставки и КБК заполните отдельный раздел 2.
Поле 100 «Расчет сумм налога на доходы физических лиц, облагаемых по ставке». Здесь указывается налоговая ставка, по которой исчислили налог
Поле 105 «Код бюджетной классификации». Тут указывается КБК, на который перечисляется налог. Необходимые в данных случаях КБК приведены в таблице:
|
КБК обязательный платеж |
пени |
штраф |
|
|
НДФЛ по доходам, у которых до 5 млн. руб. ставка 13 процентов, свыше 5 млн. – ставка 15 процентов: |
182 1 01 02010 01 1000 110 |
182 1 01 02010 01 2100 110 |
182 1 01 02010 01 3000 110 |
|
– с доходов сверх 5 млн руб. |
182 1 01 02080 01 1000 110 |
182 1 01 02080 01 2100 110 |
182 1 01 02080 01 3000 110 |
|
НДФЛ по остальным доходам, в том числе доходам нерезидентов со ставкой НДФЛ 30 процентов (доходы в пределах и сверх 5 млн руб.) |
182 1 01 02010 01 1000 110 |
182 1 01 02010 01 2100 110 |
182 1 01 02010 01 3000 110 |
Когда можно не сдавать 6-НДФЛ?
Возможность не сдавать 6-НДФЛ существует, только если работодатель не осуществлял выплаты в адрес физлиц.
Такое может случиться при условии, если:
- компания проходит первые ступени становления бизнеса и у нее нет наемных работников;
- финансовое состояние работодателя не позволяет осуществлять какие-либо выплаты по причине отсутствия или нехватки денег, поэтому наемных работников позволить себе не может.
Но важно добавить, что даже если НА оплатил труд наемных сотрудников лишь в начале года, а в дальнейшем на протяжении всего года таких выплат работодатель не производил, обязанность по предоставлению отчета сохраняется в течение налогового периода. Заполнение формы за каждый отчетный период необходимо будет осуществить с учетом указанных выплат.
В этом случае НА, кому сдавать 6-НДФЛ необходимо, действуют так:
- в разделе 2 за каждый отчетный период указывают показатели, аналогичные данным отчета за период выплаты;
- раздел 1 за последующие периоды не заполняют — в этом нет необходимости, так как в нем отображаются данные за текущий квартал.
Чтобы процесс заполнения не составлял большого труда, в настоящий момент существует много специализированных программ, позволяющих сформировать отчет без ошибок.
Как заполнить Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента»
В этом разделе нужно сгруппировать доходы за последние три месяца по датам получения. По каждой группе нужно отметить даты удержания налога и перечисления его в бюджет.
Так, в строке 020 указывается обобщенная сумма удержанного налога по всем работникам за последние три месяца, в строке 021 — дата, не позднее которой налог надо перечислить в бюджет, в строке 022 — обобщенная сумма удержанного налога к уплате. Строки 030-032 предусмотрены для сумм НДФЛ, которые вернули работникам.
Сумма в поле 020 должна быть равна сумме полей 022, которых должно быть столько же, сколько полей 021. Аналогичные правила предусмотрены для строк 030-032.
С 2021 года дату получения доходов физическим лицом, дату удержания налога и сумму фактически полученного дохода указывать не нужно.
В конце прошлого года Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020 утверждены новая форма и правила заполнения 6-НДФЛ в 2021 году для налоговых агентов.
За 3-й квартал 2021 года в расчет включена справка о доходах и расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, для формы 6-НДФЛ (бывшая форма 2-НДФЛ), но сдавать этот раздел следует только по итогам года.
Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 10 человек и более. Если организация отчитывается меньше чем за 10 человек, то форму разрешат сдать на бумажном носителе. Сумма налога указывается в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.
Расчет 6-НДФЛ в очередной раз обновят! Это необходимо в связи с поправками, внесенными в Налоговый кодекс РФ. Изменятся:
- коды отчетных периодов;
- раздел 2;
- справка о доходах и суммах налога физического лица (отчетная форма).
Штрафы для налоговых агентов в отношении сдачи 6-НДФЛ
За нарушения по сдаче 6–НДФЛ (например, неверное проставление кода периода представления) предусматриваются меры наказания, выражаемое в таких формах:
| Задержка 6-НДФЛ | 1000 руб. за каждый месяц с даты крайнего срока отчетности до даты, когда отчет будет сдан. Штраф назначается после представления расчета в срок — 10 рабочих дней |
| 6-НДФЛ с ошибками | 500 руб. за каждый неверный расчет, но при своевременной сдаче уточненного расчета до проверки ФНС штраф не назначается |
| Отсутствие налогового регистра | 10000 руб. – если не ведется регистр или отказывается предоставить сведения
30 000 руб. – если не ведется несколько лет 300 — 500 руб. – на должностное лицо |
| Занижение налоговой базы | 20% от невыплаченного налога, но не менее 40 000 руб. |
Ответственность за непредставление отчета
Размер штрафа зависит от вида правонарушения:
| Нарушение | Норма закона | Наказание |
| Пропущен срок сдачи | п.1.2 ст.126 НК РФ | 1 000 руб. за каждый полный и неполный месяц просрочки. |
| п.3.2 ст.76 НК РФ | Заблокированные счета в случае превышения 10 рабочих дней | |
| Отчет с ошибками | п.1 ст.126.1 НК РФ | 500 руб. за 1 отчет (если найти ошибку самостоятельно и исправить ее, штраф не грозит) |
| Нарушен способ сдачи | ст.119.1 НК РФ | 200 руб. за документ |
Налог на доходы с физических лиц (НДФЛ) платят как граждане России, так и иностранцы, которые постоянно проживают на территории РФ. На сегодняшний день шкала ставок НДФЛ варьируется от 9 до 35% и зависит от ряда факторов.
Расчет 6-НДФЛ впервые начали сдавать с 1 квартала 2021 года, и он формируется по всему учреждению — на всю сумму перечисленного платежа. Бланк на 2021 год и правила заполнения 6-НДФЛ для чайников представлены в приказе ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/.
Форму готовят все налоговые агенты — юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют выплаты физическим лицам и отчисляют в бюджет НДФЛ. Расчет предоставляется в налоговую инспекцию по месту учета или местонахождению и по местонахождению каждого своего обособленного подразделения.
Формат сдачи напрямую зависит от численности персонала. Если численность физических лиц, получивших вознаграждения в налоговом периоде, не превышает 10 человек, то форму КНД 1151099 допустимо предоставить на бумажном носителе (лично или ценным письмом с описью вложения). Во всех остальных случаях расчет предоставляется только в электронном виде через интернет, посредством операторов ЭДО или сервиса на сайте Налоговой службы (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Расчет сдают в налоговый орган ежеквартально, не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ). За год — не позднее 1 марта следующего года. Вот срок сдачи отчетности 6-НДФЛ в 2021 году:
- за 1 квартал — до 30.04.2021;
- за полугодие — до 02.08.2021 (перенос из-за выходных);
- за 9 месяцев — до 01.11.2021;
- за 2021 г. — до 01.03.2022.
За нарушения, допущенные при оформлении и представлении 6-НДФЛ могут последовать штрафы:
- За опоздание с представлением расчета.
Штраф составит 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для представления расчета, до дня, когда он был представлен (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Сотрудника, ответственного за представление 6-НДФЛ, могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
За опоздание с отчетом налоговики вправе заблокировать счета компании, если расчет не поступит в инспекцию в течение 10 рабочих дней после окончания законодательно установленного срока сдачи (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
- За недостоверные сведения и допущенные ошибки.
Штраф за такое нарушение составляет 500 руб. (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Оштрафовать могут за ошибки в персональных данных налогоплательщика или суммовых показателях (п. 3 Письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
Если ошибки или неточности не привели к уменьшению НДФЛ, подлежащему перечислению в бюджет, или нарушению прав граждан, налоговики могут снизить размер штрафа (пп. 1 п. 1, п. 4 ст. 112 НК РФ, Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).
- За представление бумажного 6-НДФЛ вместо электронного.
Если ваша компания обязана сдавать расчет в электронной форме, но в налоговую инспекцию вы представили его на бумаге, штраф составит 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ).
Практические рекомендации по заполнению расчета 6-НДФЛ в 2020 году
- Для заполнения расчета 6-НДФЛ используют на предприятии данные учетных регистров по НДФЛ:
- О доходах, которые были начислены и выплачены работодателем наемным сотрудникам;
- О суммах НДФЛ;
- О размерах налоговых вычетов, используемых работниками.
- В форму сведения заносятся нарастающим итогом.
- Каждый лист расчета должен быть полностью заполнен.
- Заполняя форму, запрещается:
- Исправлять ошибки с помощью корректора;
- Во избежание порчи бумаги скреплять странички отчета.
- Заполняются поля с числовыми показателями в рублях и копейках, по НДФЛ суммы вносят в рублях. В случае отсутствия выплаченных доходов соответствующие им ячейки заполняют нулями.
- Все странички бланка расчета должны быть пронумерованы, включая и титульный лист.
- Если расчет заполняется вручную, то допустимо использовать ручку с черным, фиолетовым или синим цветом.
- При заполнении расчета с использованием компьютерной техники необходимо печатать шрифтом Courier New .
- Размер шрифта при заполнении расчета с использованием компьютерной техники должен быть величиной 16-18.
- Поля расчета, как числовые, так и текстовые заполняются слева направо.
- По каждому коду ОКТМО форма расчета заполняется отдельно.
- Каждая страничка расчета 6-НДФЛ предусматривает подтверждение достоверности данных, отраженных в ней. Указанные сведения подтверждаются личной подписью руководителя, а также датой предоставления расчета.
- В расчет не включаются доходы, которые не подлежат обложению НДФЛ (пособия, алименты и пр.) (ст. 217 НК РФ).
Рассмотрим порядок заполнения расчета 6 НДФЛ с подробным построчным описанием и на конкретном примере.
Исходные данные. ООО «Крым» стало работать в 2018 году. По штатному расписанию на предприятии 12 работающих человек, пять из которых имеют право на ежемесячные, так называемые, «детские» вычеты в размере 1400 руб.
Заполнение 2 раздела расчета 6-НДФЛ по исходным данным нашего примера по ООО «Крым»
| Строка 130 | Строка 100 | Строка 110 | Строка 120 | |
| 490000 | 31.12.2018г. | 08.01.2020г. | 09.01.2020 | |
| 505000 | 31.01.2020г. | 09.02.2020г. | 10.02.2020 | |
| 449000 | 28.02.2020г. | 06.03.2020г. | 10.03.2020 | |
| 17000 | 10.02.2020 | 10.02.2020 | 11.02.2020 | |
| 13500 | 06.03.2020 | 06.03.2020 | 01.04.2020 |
Расчет сдается с подписью руководителя организации, если налогоплательщик – индивидуальный предприниматель – то непосредственно сам индивидуальный предприниматель или его представитель по доверенности.
Если расчет предоставлен в отделение налоговой инспекции с ошибками или неточностями, то необходимо будет предоставить еще и уточненный расчет, во избежание штрафных санкций от сотрудников налоговой инспекции.
Виды нарушений при заполнении и сдачи расчетов по форме 6-НДФЛ и соответствующие им санкции
| Вид нарушения | Санкции | Основание применения санкций |
| Не соблюдены сроки предоставления расчета | Штраф 1,0 тыс. руб. за каждый месяц, прошедший после отчетного периода на организацию | п.1.2 ст. 126 НК РФ |
| Штраф в размере 300-500 рублей на должностное лицо | ч.1 ст.15.6 КоАП РФ | |
| Допущены в расчете ошибки | Штраф возлагается на предприятие в размере 500 руб. | п.1 ст. 126.1 НК РФ |
| Нарушение регламента вида предоставления расчета | Штраф на организацию в размере 200 руб. | ст. 119.1 НК РФ |
Обнаруженные ошибки в расчете не станут основанием для начисления штрафа в том случае, если они не привели к уменьшению платежей в бюджет.
В том случае, когда налогоплательщик смог самостоятельно обнаружить и исправить ошибки и неточности в расчете и сделал это раньше, чем инспекторы налоговой службы, он также может избежать штрафных санкций.